Validasi Presensi Otomatis
Klaim transportasi dan uang harian diverifikasi langsung dengan data jam masuk/pulang presensi.
MODUL KEUANGAN & KLAIM SDMValidasi Presensi Otomatis
Benefit Karyawan, Klaim Operasional & Reimbursement Terintegrasi
Kelola seluruh proses reimbursement operasional, uang makan, transportasi kerja (Mileage & KM), dan klaim fasilitas kesehatan karyawan secara tertib. Dilengkapi validasi otomatis terhadap kehadiran kerja nyata (Incomplete Attendance Alert), pencocokan plafon benefit, ekspor PDF/Excel siap audit, hingga pencairan langsung ke slip gaji bulanan.
Validasi Jam Presensi NyataPencegahan Klaim Fiktif (Alert)Perhitungan Jarak Tempuh (KM)Ekspor PDF, Excel & Cetak
FITUR UNGGULAN
Tampilan antarmuka nyata Reimbursement Records PresentHR: menyajikan filter presensi bulanan (01 Oct - 31 Oct 2026), pelacakan jarak tempuh (KM 1/15, Home Distance 582 KM), jam dinas aktif (Onduty IN/OUT), nominal harian (Rp 150.000), penanda peringatan otomatis Incomplete attendance berwarna merah muda, tombol Print, Export Excel, Export PDF, serta tombol Submit Changes.
Pencegahan Fraud Biaya
Sistem mendeteksi kehadiran tidak lengkap (Incomplete Attendance) dan menolak klaim tanpa bukti.
Cetak, Excel & PDF
Laporan rekap reimbursement siap cetak atau ekspor dokumen digital untuk audit keuangan dan pajak.
Pencairan ke Payroll
Klaim yang telah disetujui langsung masuk ke komponen penambah gaji pada slip gaji periode berjalan.
KEMAMPUAN UTAMA MODUL
Transparansi Biaya Operasional, Pengendalian Anggaran & Kepatuhan Audit
Kendalikan pengeluaran operasional perusahaan dengan sistem verifikasi otomatis yang menghubungkan absensi nyata dengan pencairan dana.
Rekap Klaim Harian
Pusat Rekap Klaim Reimbursement Karyawan (Reimbursement Records)
Kelola seluruh transaksi penggantian biaya operasional karyawan dalam satu tabel terstruktur. Dilengkapi filter nama karyawan, rentang tanggal periode presensi bulanan dengan kalender pop-up ganda, serta status pemilihan baris (Submit Changes) yang fleksibel.
- Filter Periode Presensi Fleksibel (Contoh: 01 Oct s/d 31 Oct 2026)
- Pencarian Cepat Data Klaim Berdasarkan NIK & Nama Karyawan
- Pembaruan Status Pengajuan Sekaligus (Batch Submit Changes)
Transport & Mileage
Kalkulasi Otomatis Biaya Perjalanan Dinas & Jarak Tempuh (Mileage)
Standarisasi perhitungan uang bensin dan transportasi kerja. Sistem mencatat jenis armada kendaraan (misal VVA), rasio kilometer (KM 1/15), jarak rumah ke kantor/lokasi tugas (Home Distance 582 KM), jam dinas aktif (Onduty IN/OUT), dan nominal harian tetap (Rp 150.000).
- Pencatatan Jenis Kendaraan & Rasio Bahan Bakar (KM)
- Perhitungan Jarak Tempuh Rumah ke Lokasi Dinas
- Nominal Penggantian Harian Otomatis Sesuai Kebijakan
Deteksi Anomali
Peringatan Otomatis Kehadiran Tidak Lengkap (Incomplete Attendance)
Sistem secara cerdas menandai baris tanggal dengan warna merah muda dan keterangan 'Incomplete attendance' apabila karyawan tidak memiliki riwayat clock-in/out valid pada hari tersebut, mencegah pembayaran klaim transportasi pada hari libur atau saat tidak masuk kerja.
- Pewarnaan Khusus Baris Tanggal yang Tidak Memiliki Absen Masuk/Pulang
- Mencegah Pencairan Uang Transport pada Hari Libur / Mangkir
- Verifikasi Berlapis Sebelum Klaim Dikirim ke Tim Keuangan
Ekspor Lengkap
Ekspor Siap Audit: Cetak (Print), File Excel & Dokumen PDF
Bantu tim Finance dan Tax melakukan rekonsiliasi pengeluaran tanpa repot mengetik ulang. Tersedia tombol 'Print', 'Export Excel', dan 'Export PDF' dengan format tabel rapi, lengkap dengan tanda tangan digital dan nomor referensi verifikasi.
- Tombol Aksi Cepat: Print, Export Excel, dan Export PDF
- Rekapitulasi Lengkap Tanggal, Jam Kerja, dan Total Biaya
- Format Bersih Siap Lampiran Laporan SPT Pajak & Audit Finansial
Plafon Benefit
Kendali Plafon Benefit Kesehatan, Kacamata & Operasional
Atur batasan anggaran klaim per level jabatan secara presisi. Mulai dari tunjangan rawat jalan, klaim kacamata tahunan, pemeriksaan gigi, hingga pulsa dan internet kerja, sistem membatasi pengajuan agar tidak melampaui sisa plafon tahunan karyawan.
- Pengaturan Batas Plafon per Grade Jabatan Karyawan
- Pelacakan Sisa Kuota Benefit Tahunan Karyawan Secara Real-Time
- Peringatan Dini Saat Pengajuan Mendekati Batas Plafon Maksimal
Integrasi Payroll
Pencairan Otomatis ke Rekening Gaji Karyawan (Payroll Sync)
Hilangkan proses transfer terpisah yang memakan biaya transfer bank berulang. Klaim yang telah diverifikasi Finance otomatis masuk ke dalam baris penambah penghasilan non-pajak di slip gaji bulanan karyawan.
- Penggabungan Otomatis ke Batch Penggajian Bank (BCA, Mandiri, dll)
- Tercatat Transparan pada Rincian Slip Gaji Digital Karyawan
- Jejak Audit Terintegrasi Antara Manajer, HR, dan Finance
ALUR KERJA PRAKTIS
4 Langkah Mudah dari Verifikasi Presensi hingga Pencairan
Sederhanakan rantai klaim biaya tanpa proses rekap spreadsheet yang memakan waktu berhari-hari.
01
Pilih Periode & Karyawan
Buka modul Reimbursement, pilih karyawan dan tentukan rentang tanggal kerja bulanan.
02
Review Presensi & Mileage
Sistem mencocokkan kehadiran aktif, jarak tempuh (KM), dan menandai tanggal yang absen.
03
Verifikasi & Kirim Perubahan
Pilih baris yang valid melalui checkbox dan klik 'Submit Changes' untuk persetujuan Finance.
04
Ekspor Dokumen & Cairkan
Unduh laporan PDF/Excel siap audit dan cairkan penggantian biaya langsung via slip gaji.
PERBANDINGAN SISTEM
Tinggalkan Kuitansi Fisik & Rekap Klaim Manual yang Lambat
Hentikan klaim fiktif, hilangnya kuitansi bon, dan keterlambatan pencairan yang menurunkan kepuasan karyawan.
Aspek Operasional
Form Kertas / Rekap Excel Manual
Reimbursement & BenefitsProses Pengajuan & Bon Fisik
✕ Rentan & Lambat
Kuitansi fisik ditempel di kertas, rentan pudar atau tercecer di meja atasan.
✓ Otomatis & Terverifikasi
Pengajuan terpusat di sistem dengan upload bukti digital dan rekap harian transparan.
Validasi Kehadiran & Jarak KM
✕ Rentan & Lambat
Finance mengecek manual satu per satu tanggal absensi di Excel terpisah; sangat lambat.
✓ Otomatis & Terverifikasi
Sistem otomatis mendeteksi 'Incomplete attendance' dan memvalidasi kilometer perjalanan.
Format Laporan & Rekonsiliasi
✕ Rentan & Lambat
Admin Finance harus mengetik ulang rekapitulasi ke Excel, rawan typo dan salah hitung.
✓ Otomatis & Terverifikasi
Tombol Print, Export Excel, dan PDF siap pakai dengan rincian lengkap dalam 1 klik.
Metode Pencairan Biaya
✕ Rentan & Lambat
Transfer manual satu per satu via internet banking terpisah dari sistem penggajian.
✓ Otomatis & Terverifikasi
Langsung terintegrasi ke modul Payroll; cair bersama gaji bulanan dengan slip terperinci.
KONSULTASI KEUANGAN & BENEFIT SDM
Siap Mengotomasi Klaim Biaya & Benefit Karyawan Anda?
Diskusikan aturan klaim perjalanan dinas, plafon benefit kesehatan, dan integrasi absensi ke payroll bersama konsultan solusi PresentHR. Nikmati demo interaktif sistem reimbursement kami.