Strategi Audit Struktur & Skala Upah PP 36/2021: Panduan Lengkap untuk HR

Strategi Audit Struktur & Skala Upah PP 36/2021: Panduan Lengkap untuk HR

Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan membawa perubahan fundamental dalam pengelolaan kompensasi karyawan di Indonesia. Bagi praktisi HR dan pemilik bisnis, memahami dan mengaudit struktur upah sesuai regulasi ini bukan sekadar kewajiban hukum, tetapi juga strategi untuk meningkatkan transparansi dan keadilan internal perusahaan.

Ketidakpatuhan terhadap PP 36/2021 dapat berujung pada sanksi administratif hingga pidana. Lebih dari itu, struktur upah yang tidak teraudit dengan baik berpotensi memicu ketidakpuasan karyawan, tingginya turnover, dan risiko sengketa industrial. Artikel ini akan memandu Anda melakukan audit struktur dan skala upah secara sistematis dan compliant.

Memahami Ketentuan Struktur & Skala Upah dalam PP 36/2021

PP 36/2021 mengatur bahwa setiap pengusaha wajib menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan beberapa prinsip kunci:

Komponen Wajib Struktur Upah

Berdasarkan Pasal 24 PP 36/2021, struktur upah terdiri dari:

• Upah Pokok: Minimal 75% dari total upah pokok dan tunjangan tetap
• Tunjangan Tetap: Maksimal 25% dari total upah pokok dan tunjangan tetap
• Tunjangan Tidak Tetap: Dapat diberikan sesuai kebijakan perusahaan

Komposisi 75:25 ini merupakan formula krusial yang harus diaudit pertama kali. Banyak perusahaan masih menggunakan struktur lama dengan proporsi upah pokok di bawah 75%, yang tidak lagi compliant dengan regulasi terbaru.

Prinsip Penyusunan Skala Upah

Skala upah harus mempertimbangkan:

• Kemampuan perusahaan
• Jenis pekerjaan dan jabatan
• Masa kerja karyawan
• Pendidikan dan kompetensi
• Hasil evaluasi jabatan

Penting untuk mendokumentasikan metodologi penentuan skala upah ini agar dapat dipertanggungjawabkan saat audit internal maupun pemeriksaan Disnaker.

Tahapan Strategis Audit Struktur Upah

Melakukan audit struktur upah memerlukan pendekatan sistematis untuk memastikan compliance penuh terhadap PP 36/2021.

1. Persiapan dan Pengumpulan Data

Langkah awal yang menentukan keberhasilan audit:

• Kumpulkan seluruh data kompensasi: Slip gaji, SK pengangkatan, perjanjian kerja, dan dokumen terkait
• Identifikasi komponen upah: Pisahkan antara upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap
• Mapping jabatan: Buat matriks seluruh posisi dengan level dan grade masing-masing
• Review kebijakan existing: Analisis peraturan perusahaan dan PKB yang berlaku

Contoh Kasus: PT Maju Bersama dengan 500 karyawan menemukan bahwa 60% karyawannya masih memiliki struktur upah dengan komposisi upah pokok hanya 60%. Ini menjadi temuan kritis yang harus segera diperbaiki.

2. Analisis Compliance terhadap PP 36/2021

Lakukan pengecekan menyeluruh dengan checklist berikut:

Checklist Audit Struktur Upah:

• [ ] Apakah upah pokok minimal 75% dari upah pokok + tunjangan tetap?
• [ ] Apakah struktur upah sudah didokumentasikan secara tertulis?
• [ ] Apakah ada konsistensi upah untuk jabatan yang sama?
• [ ] Apakah skala upah mempertimbangkan evaluasi jabatan?
• [ ] Apakah upah terendah sudah memenuhi UMP/UMK?
• [ ] Apakah ada gap upah yang tidak dapat dijelaskan untuk posisi serupa?
• [ ] Apakah formula perhitungan lembur sudah menggunakan upah yang benar?

3. Identifikasi Gap dan Pemetaan Risiko

Setelah analisis, kategorikan temuan berdasarkan tingkat risiko:

Risiko Tinggi (Action Immediately):

• Komposisi upah pokok di bawah 75%
• Upah di bawah UMP/UMK
• Tidak ada dokumentasi struktur upah

Risiko Sedang (Action dalam 3-6 bulan):

• Inkonsistensi skala upah antar divisi
• Belum ada evaluasi jabatan formal
• Dokumentasi tidak lengkap

Risiko Rendah (Improvement berkelanjutan):

• Belum ada review berkala struktur upah
• Sistem penyimpanan data manual

4. Penyusunan Rekomendasi dan Action Plan

Buat roadmap perbaikan yang realistis:

Fase 1 (Bulan 1-2): Compliance Dasar

• Restrukturisasi komponen upah ke formula 75:25
• Update seluruh slip gaji dan dokumen payroll
• Sosialisasi perubahan kepada karyawan

Fase 2 (Bulan 3-4): Standardisasi Sistem

• Implementasi job grading system
• Finalisasi dokumen struktur dan skala upah
• Pelaporan ke Disnaker

Fase 3 (Bulan 5-6): Digitalisasi dan Monitoring

• Implementasi sistem HRIS terintegrasi
• Setup automatic compliance checking
• Training tim HR untuk maintenance

Tantangan Umum dalam Audit dan Solusinya

Dalam praktiknya, audit struktur upah menghadapi berbagai tantangan:

Tantangan Data Management

Masalah: Data kompensasi tersebar di berbagai file Excel, sistem lama, bahkan dokumen fisik. Ini menyulitkan proses audit dan rentan terhadap human error.

Solusi: Sentralisasi data dalam satu platform HRIS yang terintegrasi. PresentHR Cloud menyediakan modul kompensasi yang tidak hanya menyimpan data secara aman, tetapi juga memiliki fitur automatic compliance checking terhadap PP 36/2021.

Resistensi Perubahan

Masalah: Karyawan yang upah pokoknya naik (karena restrukturisasi 75:25) khawatir tunjangan mereka dipotong, meskipun take-home pay tetap sama.

Solusi:

• Komunikasi transparan dengan perbandingan before-after
• Edukasi tentang benefit jangka panjang (perhitungan THR, pesangon, dll)
• Gunakan pay slip digital yang menampilkan breakdown jelas

Kompleksitas Perhitungan

Masalah: Setiap perubahan struktur upah mempengaruhi perhitungan lembur, THR, BPJS, PPh 21, dan komponen lainnya.

Solusi: Sistem payroll otomatis dengan engine perhitungan yang sudah built-in formula compliance. PresentHR Cloud secara otomatis menghitung seluruh komponen sesuai regulasi terbaru, mengurangi risiko miscalculation hingga 99%.

Implementasi Sistem Digital untuk Sustainability Compliance

Audit struktur upah bukan aktivitas sekali jalan. Untuk memastikan compliance berkelanjutan, perusahaan memerlukan sistem yang robust.

Fitur Krusial Sistem HRIS untuk Compliance PP 36/2021

Sistem HRIS modern harus memiliki kapabilitas:

1. Automatic Compliance Checker

• Real-time validation komposisi 75:25
• Alert jika ada upah di bawah UMP/UMK
• Dashboard compliance score per divisi/departemen

2. Flexible Salary Structure Builder

• Template struktur upah sesuai PP 36/2021
• Custom component builder untuk kebutuhan spesifik industri
• Mass update capability untuk restrukturisasi

3. Comprehensive Reporting

• Report struktur dan skala upah untuk Disnaker
• Analitik gap upah dan internal equity
• Audit trail setiap perubahan kompensasi

4. Integration Ecosystem

• Integrasi dengan presensi untuk perhitungan lembur akurat
• Integrasi dengan akuntansi untuk journal entry otomatis
• API untuk koneksi dengan sistem payroll bank

PresentHR Cloud: Partner Compliance Anda

Sebagai platform HRIS & Payroll SaaS enterprise terdepan di Indonesia, PresentHR Cloud (https://presenthr.cloud) dirancang khusus untuk menjawab tantangan compliance HR Indonesia, termasuk PP 36/2021:

Modul Compensation Management:

• Pre-configured salary structure template sesuai PP 36/2021
• Automatic validation 75:25 ratio pada setiap input
• Salary benchmarking tools untuk market comparison
• Scenario planning untuk impact analysis perubahan struktur

Payroll Engine:

• Auto-calculate seluruh komponen dengan formula terkini
• Support multiple payroll scheme dalam satu perusahaan
• Prorated calculation untuk karyawan baru/resign
• Integration dengan e-SPT PPh 21 dan BPJS

Compliance Dashboard:

• Real-time monitoring status compliance per regulasi
• Early warning system untuk potential violations
• Ready-to-submit reports untuk audit Disnaker

Document Management:

• Digital repository untuk SK, slip gaji, dan dokumen payroll
• E-signature untuk approval workflow
• Automatic distribution pay slip via WhatsApp/email

Action Points untuk HR Leaders

Untuk memulai audit struktur upah yang efektif:

Immediate Actions (This Week):

1. Download template audit dari Kemnaker atau gunakan template PresentHR
2. Schedule kick-off meeting dengan tim payroll dan legal
3. Request akses ke seluruh data kompensasi saat ini

Short-term Actions (This Month):

1. Lakukan audit sederhana dengan fokus pada compliance 75:25
2. Identifikasi karyawan yang strukturnya belum compliant
3. Hitung financial impact dari restrukturisasi
4. Explore solusi HRIS yang mendukung compliance automation

Long-term Strategy (This Quarter):

1. Implementasi job evaluation dan grading system
2. Digitalisasi seluruh proses payroll dan kompensasi
3. Setup periodic audit schedule (minimal 6 bulan sekali)
4. Build HR analytics capability untuk workforce planning

Kesimpulan

Audit struktur dan skala upah sesuai PP 36/2021 adalah investasi strategis yang melindungi perusahaan dari risiko legal sekaligus meningkatkan employee experience melalui transparansi dan keadilan kompensasi.

Dengan pendekatan sistematis—mulai dari persiapan data, analisis compliance, hingga implementasi sistem digital—perusahaan dapat mentransformasi compliance dari beban administratif menjadi competitive advantage.

Jangan tunggu hingga ada pemeriksaan Disnaker atau sengketa karyawan. Mulai audit Anda hari ini, dan pertimbangkan solusi digital seperti PresentHR Cloud untuk memastikan compliance berkelanjutan dengan efisiensi maksimal.

Konsultasi gratis dengan expert HR kami untuk assessment struktur upah perusahaan Anda. Kunjungi https://presenthr.cloud atau hubungi tim kami untuk demo produk.